Laëtitia Denis, Experte-comptable Associée, Kaliame
Laëtitia Denis, experte-comptable associée au sein du cabinet Kaliame, nous explique en quoi la mise en place de la comptabilité de trésorerie dans son cabinet a permis de rationaliser et rendre bien plus efficace un pan essentiel de la vie d’un cabinet : la collecte des flux.
Pouvez-vous présenter le cabinet Kaliame ?
Kaliame est basé à Rennes et va fêter ses 30 ans cette année, en 2023. Le cabinet compte 5 associés, 30 collaborateurs et accompagne plus de 500 clients. Nous avons un positionnement généraliste et des missions classiques : comptabilité, audit / CAC, paie… Ce qui nous différencie vraiment, c’est notre avancée en matière de digitalisation, notamment avec la généralisation de la plateforme de pré-comptabilité MEG (Mon Expert en Gestion) de RCA chez nos clients.
Comment définiriez-vous la comptabilité de trésorerie améliorée que permet MEG ?
Déjà, elle porte bien son nom (rires) !
Son objectif est de faciliter la gestion par le client de la collecte et du traitement de ses données. Le client dispose de plusieurs moyens pour nous transférer ses documents et justificatifs, on pourra y revenir ensuite.
Mais surtout ce qui fait la différence en comptabilité de trésorerie, c’est l’affectation automatique des flux en banque. L’OCR (l’outil de reconnaissance optique des caractères) décrypte les mots clés du document et l’affecte ainsi automatiquement au flux bancaire correspondant. Cette automatisation fonctionne vraiment très bien.
Pourquoi avoir adopté la comptabilité de trésorerie dans votre cabinet ?
Historiquement, nous avons toujours utilisé la comptabilité de trésorerie là où elle était obligatoire, par exemple pour les clients BNC.
Mais dans ce système, nous n’avions pas les justificatifs (factures, frais, etc.). C’était notre choix à l’époque : nous ne voulions pas passer des heures inutiles à courir après les justificatifs, puisque MEG ne permettait pas d’associer les pièces aux écritures bancaires et cela aurait été trop fastidieux de les relier à posteriori dans notre logiciel comptable.
En revanche, nous devions tout de même nous assurer que les flux étaient bien traités et affectés à la bonne catégorie. Pour établir le bilan, nous vérifions pour les montants significatifs et par sondage la bonne catégorisation des flux par rapprochement aux pièces. C’était un travail très fastidieux … !
En cela, la comptabilité de trésorerie de MEG a changé beaucoup de choses : c’est une comptabilité de trésorerie améliorée, qui permet une collecte des flux et des justificatifs au fil de l’eau, et surtout une affectation automatique des opérations aux flux bancaires correspondants. C’est un gain de temps fou !
Pour la collecte des flux, justement : quels sont les moyens dont dispose le client pour vous transmettre les pièces ?
Nos clients utilisent principalement les deux moyens de collecte suivants :
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- Si les justificatifs sont sur leur ordinateur ou dans leurs mails, ils peuvent nous les transférer via une adresse mail générique, en quelques secondes. C’est aussitôt chargé dans MEG. Avec un petit paramétrage, ils peuvent aussi mettre en place une règle qui automatise ce transfert. Il peuvent aussi donner cette adresse mail générique à leurs fournisseurs (mais peu de nos clients le font pour le moment, car ils préfèrent voir les pièces passer).
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- S’ils ont des justificatifs en format papier (des notes de frais, des factures reçues en mains propres ou par la poste …) : ils n’ont qu’à ouvrir l’application MEG Scan sur leur téléphone, prendre le document en photo, et celui-ci est chargé directement sur la plateforme.
Dans les deux cas, c’est extrêmement simple et rapide.
Quels sont les avantages de ces outils de collecte pour le cabinet ?
C’est beaucoup plus simple et fluide, et un gain de temps très important.
Nos datas contrôleurs disposent ainsi de toutes les pièces jointes sur tous les flux ! Ils n’ont qu’à s’assurer que l’affectation faite par le client correspond à la bonne pièce jointe. Pour cela, ils procèdent par sondage. Si besoin, ils refont un peu de pédagogie au client au téléphone.
Et qu’en disent les clients ?
Ils sont très satisfaits, et nous donnent les pièces au fil de l’eau, sans difficulté. Cela leur permet de constituer leur dossier bilan sans s’en rendre compte et aussi d’avoir beaucoup plus de visibilité sur leur activité. C’est surtout l’OCR qui fonctionne vraiment bien (lien automatique entre le document et le flux bancaire). Et quand il y a des erreurs de reconnaissance, c’est souvent parce que la photo qu’a prise le client était floue …
Comment avez-vous familiarisé les clients à ces différents moyens de collecte ?
Nous y sensibilisons tous nos nouveaux clients dès leur arrivée. Concernant les clients existants, nos datas contrôleurs font le point tous les mois avec eux sur leur dossier : c’est l’occasion de leur présenter un moyen de collecte si besoin.
Nous l’avons déployée chez une centaine de clients, sur 500. Notre stratégie est de la mettre en place systématiquement pour tous les petits clients, ceux qui démarrent ou qui ont un chiffre d’affaires inférieur à 500 000 euros.
Avez-vous des indicateurs de gain de productivité obtenus avec la comptabilité de trésorerie ?
C’est difficile d’être exact. Par le passé, j’avais analysé le traitement des dossiers du domaine médical à l’ancienne (sans plateforme) versus l’utilisation d’une plateforme en comptabilité de trésorerie : nous étions déjà sur un gain de productivité de 20%. Je pense qu’avec ce type de comptabilité et ses fonctionnalités complémentaires, nous devons aujourd’hui être largement au-dessus.
Un mot pour finir ?
La comptabilité de trésorerie, c’est l’avenir ! Je rejoins Jérôme Clarysse, le président de RCA : à terme, c’est ce mode de comptabilité qui va se généraliser.
Toutes les solutions proposées par les nouveaux entrants sont sur ce type de comptabilité. Et pour nos clients, lorsqu’on les forme, cela sonne comme une évidence. Ces deux signaux me confirment que nous sommes dans la bonne direction.
Merci Laëtitia !
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