La collecte des flux

Découvrez le troisième épisode de la web-série Compta Simplifiée dédié à la collecte des flux.

Nos experts issus des cabinets HLP Audit et Ameco vous exposent les difficultés de collecte des pièces résolues grâce à la Compta Simplifiée. Quelles bonnes pratiques ont-ils mises en place pour accompagner leurs clients ?

 

 

«  Compta Simplifiée permet de mettre en place une comptabilité un peu plus fun. Ça permet à nos clients de prendre l’envie de faire de la comptabilité et de la suivre en temps réel.  » 

Pauline Laurent – HLP Audit

RCA vous facilite la collecte des flux au quotidien

Bérénice : La collecte des flux, en Compta Simplifiée, c’est simplement l’idée de rassembler en un seul endroit l’ensemble des flux économiques d’une entreprise, c’est-à-dire l’ensemble de ses ventes et de ses dépenses.

Camille : Du coup, en Compta Simplifiée, la collecte des flux ça se retranscrit à travers la récolte de différents types de données. L’objectif, c’est finalement de faciliter l’exploitation de l’ensemble des données de vente et d’achat d’une même entreprise en rassemblant tout au même endroit. Et cette valeur, elle va bénéficier autant à vos collaborateurs qu’à vos clients.

Bérénice : C’est une étape cruciale dans la Compta Simplifiée. C’est le prérequis pour pouvoir suivre l’activité économique de vos clients et anticiper les mouvements à venir.

 

Comment captiez-vous les flux d’information auparavant ?

HLP Audit : Avant l’arrivée de la Compta Simplifiée dans MEG, nous récupérions les documents via Dropbox ou par des mails.

Ameco : Auparavant, on récupérait les documents papiers de nos clients. Il y en avait un peu dans tous les sens. C’était par mail, c’était au compte-goutte, dans la boîte aux lettres, la boîte à chaussures…

 

Quelles difficultés rencontriez-vous ?

HLP Audit : La difficulté de la récupération de documents des clients porte surtout sur « quand est-ce qu’ils vont nous donner l’information » ? On ne savait pas à quel moment dans le mois. Quand on avait une déclaration de TVA mensuelle, à quel moment ils nous déposaient les documents sur la Dropbox ou nous les envoyaient par mail ?

Ameco : Avant la Compta Simplifiée, il y avait beaucoup de papiers. Il y avait un gros travail de tri sur toutes les pièces que l’on pouvait nous donner.

 

Comment la Compta Simplifiée facilite la collecte des flux ?

HLP Audit : Maintenant pour récupérer les documents de nos clients, on récupère vraiment tout depuis la bannette achats et eux n’ont vraiment que cette porte d’entrée. Et nous, on n’a pas une dispersion de tel client, il pose sur tel endroit, celui-ci, il nous envoie par mail. C’est vraiment plus simple pour eux et plus simple pour nous d’avoir accès depuis un seul et même endroit.

Ameco : Maintenant, l’éducation que l’on donne à nos clients via les formations de démarrage, c’est vraiment cette habitude de scanner ou de transmettre les pièces au fur et à mesure qu’elles arrivent. On a l’information en temps réel et l’on est capable de sortir des chiffres pertinents en temps réel.

L’arrivée de la Compta Simplifiée a permis d’alléger toute la partie saisie et d’être plus disponible pour le client sur d’autres missions de conseil, suivi et peut-être plus de façon instantanée.

HLP Audit : Avec la Compta Simplifiée, on a la facture qui est directement rattachée à la ligne bancaire donc c’est vraiment beaucoup plus pratique. On a l’info en direct et très rapidement.

 

Auparavant vous captiez directement les flux dans votre outil de production, quelle est la différence avec MEG ?

Ameco : Pour le client, il n’y avait plus aucune utilité à avoir cet outil. Clairement, il ne lui servait à rien, c’était vraiment qu’un usage interne. Alors que là, avec MEG, c’est tout l’inverse. On axe sur le service client et à l’avantage pour le client d’avoir un suivi au quotidien.

 

 

>> Voir l’article : La Compta Simplifiée Episode 2 – Partie 2 – Onboarding des clients

 

 

Comment êtes-vous parvenus à modifier les habitudes de vos clients concernant la transmission des pièces ?

Ameco : Pour modifier un peu les habitudes et notamment sur la captation des flux, c’est vraiment la formation du client et l’éducation du client. Au démarrage, on va passer beaucoup de temps avec le client pour lui expliquer comment fonctionne la plateforme. On va lui montrer les différents supports pour nous transmettre les pièces. En fait lui montrer l’avantage qu’il a d’avoir un tableau de bord en temps réel sans passer forcément au cabinet pour nous déposer des pièces ou faire des envois tous les mois ou tous les trimestres.

 

Quels sont les modes de captation privilégiés et pourquoi ?

HLP Audit : Le moyen de transmission le plus utilisé par les clients, c’est la prise de photo avec MEG Scan.

Ameco : Toutes les factures qu’il reçoit par mail, il nous les transfère. C’est juste un transfert de mail. On peut même en voir passer par un Google Drive, où l’on peut récupérer toutes les factures qui sont stockées sur son Google Drive.

 

En tant que client que vous apporte la connexion entre MEG et Google Drive ?

Yboo Agency : L’outil Google Drive pour nous ça nous facilite vraiment la vie parce que du coup, on met directement nos pièces jointes sur notre drive, qu’on utilise au quotidien. On peut ranger nos factures, soit par fournisseur ou bien par date. Et du coup, elles se synchronisent directement avec le logiciel MEG. C’est très pratique pour nous. C’est aussi très pratique parce que dans la société, on est deux à faire les achats. Quand l’un fait son achat, reçoit le mail de facturation directement, il l’intègre via la boîte mail sur Drive. Donc ça fait une synchronisation hyper rapide.

 

Avez-vous encore des difficultés à récolter les documents de vos clients ?

Ameco : Parfois le client peut oublier de mettre une pièce sur la plateforme. Du coup, je vais juste lui envoyer un petit mail pour lui rappeler qu’il me manque tel document. Du coup, il le dépose assez rapidement.

 

Quel est l’apport de la Compta Simplifiée pour vos clients ?

HLP Audit : La Compta Simplifiée dans MEG permet de mettre en place une comptabilité un peu plus fun. Ça permet à nos clients de prendre l’envie de faire de la comptabilité et de la suivre en temps réel.

Ameco : Pas plus tard que la semaine dernière, on m’a encore dit, « finalement la gestion, c’est hyper simple, on n’a rien à faire. On vous transfère juste des mails. »

 

>> Découvrez l’épisode sur la pré-comptabilité