Gagner du temps grâce au protocole EBICS dans MEG, témoignage du cabinet ACOFI

 

Cyril Deschênes, Expert-Comptable Associé, Cabinet ACOFI 

Pour Cyril Deschênes, associé au sein du cabinet ACOFI, Mon Expert en Gestion (MEG) permet de « facturer du temps utile ». Il explique notamment en quoi la récupération des données bancaires via le protocole EBICS permet de soulager les équipes au quotidien.  

 

Pouvez-vous nous présenter le cabinet ACOFI ? 

Le cabinet est implanté en région parisienne, et compte 5 sites et 110 collaborateurs. Nous accompagnons 1500 clients. En 2023, ACOFI va fêter ses 45 ans d’existence, avec une marque solidement implantée. Je suis personnellement rentré dans le cabinet il y a 15 ans.

 

Pourquoi avez-vous commencé à déployer MEG en comptabilité de trésorerie auprès de vos clients ? 

Chez ACOFI, nous avons toujours fait de la compta de trésorerie pour nos clients. De manière papier, bien sûr : on saisissait les relevés bancaires à la main… Cette approche en compta de trésorerie est ancrée en nous, car nous ne facturons pas au forfait, mais au temps passé. Nous voulons donc facturer du temps utile, et éviter la surqualité.

Avec la digitalisation, nous avons cherché des outils qui étaient performants et compatibles avec cette forme de comptabilité de trésorerie. C’est ainsi qu’on a commencé à déployer la comptabilité de trésorerie à partir du 2^nd semestre 2022.

Avec cette solution, on reconstitue les créances et les dettes des clients à la date de clôture.  C’est une information qui leur suffit amplement. Et cela nous fait donc gagner du temps.

 

Combien de licences en comptabilité de trésorerie avez-vous déployées ? 

Nous avons 250 licences actives pour le moment. Mais nous allons la déployer plus largement.

 

Quels clients voulez-vous passer en priorité sur cette solution ? 

Parmi nos clients existants, nous ciblons en priorité ceux qui ont besoin d’avoir des éléments visuels, d’échanger avec nous régulièrement, et qui sont par nature organisés. En revanche, nous présentons systématiquement l’offre à tous nos prospects et nouveaux clients.

 

Mon Expert en Gestion permet de mettre en place le protocole EBICS. Pouvez-vous nous décrire les difficultés que vous rencontriez avant l’arrivée de ce protocole, pour la collecte des données bancaires ? 

Avant, pour récupérer les données bancaires des clients, nous devions procéder par scrapping ou méthode d’agrégation. On se connectait avec les codes du client sur la banque.

Le problème est qu’à chaque fois qu’il y avait un changement de mot de passe, ou une mesure de sécurité de la banque, il fallait à nouveau demander aux clients leurs nouveaux codes. Cela pouvait arriver 3 à 4 fois par mois, selon les banques !

 

 

>> Voir l’article : La collecte des relevés bancaires

 

 

Quelles étaient les conséquences ? 

Cela énervait les clients et c’était devenu invivable pour les collaborateurs. Beaucoup d’agacement et de stress inutile, en somme. Les clients étaient tentés de jeter l’éponge avec l’outil et finissaient par nous renvoyer à nouveau les pièces par mail.

 

Qu’est-ce qu’a changé le protocole EBICS ? 

Avec le protocole EBICS, il suffit de faire remplir et signer le mandat au client en début de contrat, et ensuite la connexion est stable et permanente avec les comptes bancaires. On ne se demande plus si la connexion fonctionne à l’instant T, ou fonctionnera encore demain… C’est un vrai gain de sérénité.

 

Quels sont les retours des clients passés à l’EBICS ? 

Ils sont comme tout le monde : ils ne font pas attention aux choses qui fonctionnent bien ! C’est clairement une solution de confort pour nous, côté cabinet.

 

Vous comptez déployer largement ce protocole ? 

Oui !

 

Avez-vous mis en place un processus particulier pour cette généralisation du protocole EBICS ? 

Nous avons envoyé les mandats EBICS à tous nos clients qui sont encore sous l’ancien mode de récupération. Pour chaque nouveau client, dans la foulée des lettres de mission, nous envoyons désormais le mandat EBICS à remplir. Cela fait désormais partie du processus d’onboarding. Tous renvoient les mandats assez rapidement, car c’est très simple à remplir.

En interne, nous avons délégué des tâches à deux personnes en particulier :

 

• • Une personne au secrétariat génère les mandats EBICS, récupère les mandats des clients, et fait le lien avec les banques.
  • Nous avons une autre personne dédiée au paramétrage des dossiers dans MEG qui s’occupe aussi du double paramétrage requis, sur la banque et sur So bank, pour la mise en route du protocole EBICS.

Elles se coordonnent de manière très fluide et sont également en lien avec les collaborateurs qui peuvent leur donner des informations sur les clients en cas de besoin.

 

Quels sont pour vous les fruits de la mise en place du protocole EBICS et MEG en générale  ? 

Clairement, l’EBICS permet de déstresser les équipes. Et MEG, plus largement, nous fait gagner du temps utile. Fini, les comptes d’attentes qui débordent. Fini, les discussions stériles pour savoir si une facture nous a été envoyée. Ce temps qu’on gagne, on l’utilise intelligemment : en temps de formation pour nos collaborateurs par exemple.

Merci Cyril !