La gestion administrative véritable casse-tête du chef d’entreprise
Il y a quelques années encore, la gestion administrative d’une TPE et plus particulièrement la transmission des documents au cabinet comptable était plutôt simple. Des factures papier, un classeur bien ordonné et le tour était joué. Le process n’en restait pas moins chronophage.
Aujourd’hui, difficile de s’y retrouver ! La digitalisation disparate des entreprises a conduit à une multiplicité de formats et de modes de transmission des documents. Les factures fournisseurs sont désormais éparpillées entre la boîte mail, les espaces clients en ligne, sans compter celles reçues par courrier ou encore les notes de restaurant et autres tickets de carburant que l’on retrouve sur le bureau du dirigeant.
Par ailleurs, il est nécessaire de comprendre que la gestion administrative est rarement le point fort des dirigeants de TPE et encore moins une priorité. Elle est souvent vue et vécue comme une contrainte quotidienne.
Mon Expert en Gestion vers un stockage unique des documents
L’idée première est donc de réussir à réunir l’ensemble des documents dans un lieu de stockage unique avec un minimum d’effort : un classeur « numérique ». Cette centralisation est rendue possible grâce à la mise en place d’une plateforme de gestion telle que Mon Expert en Gestion (MEG) en comptabilité de trésorerie (parcours Compta Simplifiée) et comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie propose aujourd’hui un large panel de modes de captation : transfert de mails, glisser-déposer dans la plateforme, connexion à Google Drive ou encore application mobile MEG Scan, afin de permettre au chef d’entreprise de centraliser ses pièces d’achats. Le double accès entreprise / expert-comptable permet une transmission instantanée des éléments entre le client et le cabinet sans bouger de chez soi. Premier pari réussi.
Une centralisation pour une meilleure vision
Réduire l’utilisation d’une plateforme de gestion telle que MEG à une simple GED serait cependant une grossière erreur.
Le regroupement des factures dans un seul et même espace ouvre le champ des possibles et notamment celui d’une gestion et d’un pilotage d’entreprise au quotidien. MEG assure non seulement une vue d’ensemble sur les documents transférés, mais aussi et surtout l’accès à une information de gestion sur chaque pièce. Grâce à un traitement automatisé des factures, la nature de la dépense et les données de règlement sont extraites automatiquement. MEG permet donc une visibilité et un suivi accru sur les charges clés et sur l’état des paiements en cours et à venir.
Une plateforme de pré-comptabilité telle que MEG permet aussi de coupler cette gestion des achats à celle des ventes et aux flux bancaires. Cette centralisation complète des flux permet d’accéder à une vision 360 degrés pour un suivi optimal et quotidien de son entreprise.
Par ailleurs, ce type d’organisation est une première étape vers la réforme de la facture électronique. Elle permet d’anticiper le souhait de plateformisation des documents exigé par l’État.
Avec MEG, prenez une longueur d’avance !
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