Découvrez le quatrième épisode de la web-série Compta Simplifiée dédié à la pré-comptabilité.
Nos experts issus des cabinets HLP Audit et Ameco vous exposent les gains de productivité observés, la nouvelle organisation de travail et d’accompagnement déployés auprès des collaborateurs et des clients.
« Le gain de productivité qu’on a réellement eu sur Mon Expert en Gestion, c’est clairement la révolution de ne plus avoir de saisie comptable. »
Johan Squelard – Ameco
Grâce à RCA, automatisez les tâches de saisies manuelles
Bérénice : Notre objectif, c’est d’automatiser autant que possible toutes les tâches récurrentes manuelles grâce à l’intelligence de la plateforme Mon Expert en Gestion (MEG). Ainsi, vous allez pouvoir faire gagner du temps à vos collaborateurs, comme à vos clients. Vous allez pouvoir limiter toutes les tâches manuelles répétitives. Et puis, vous allez également pouvoir dédier ce temps disponible à des tâches d’accompagnement et de conseils auprès de vos clients.
Camille : La pré-comptabilité ça consiste à la captation, à la catégorisation et à la transmission des pièces des éléments et des documents nécessaires à la comptabilité de l’entreprise. Simplifiez la vie de votre client parce que chaque opération bancaire est catégorisée selon votre paramétrage. Lui n’aura plus qu’à valider. De la même manière, chaque pièce justificative est liée automatiquement à l’opération bancaire correspondante.
Une nouvelle façon de travailler pour les collaborateurs
En quoi la Compta Simplifiée vous permet-elle de gagner en productivité ?
Ameco : Grâce à la Compta Simplifiée, on a plus de saisie de factures à proprement dit. Ce sont des pré-affectations grâce à des mots-clés.
HLP Audit : Compta Simplifiée propose une liaison automatique des documents. Le client dépose son document en « glisser » ou alors prend une photo. C’est ce qui arrive le plus souvent. Ce document va aller se relier directement à la ligne bancaire correspondante.
Ameco : On a plus de saisie à faire. Et puis, lors de la révision, on a le document en pièce jointe de l’écriture.
Le gain de productivité qu’on a réellement eu sur Mon Expert en Gestion, c’est clairement la révolution de ne plus avoir de saisie comptable. Tout se fait en automatique, les affections sont faites par des reconnaissances. C’est du traitement de la donnée. On est clairement sur de la gestion de flux. On a des gains de productivité qui peuvent nous permettre de sortir des bilans plusieurs semaines par rapport à avant. On est capable de sortir un bilan deux semaines après la clôture.
>> Voir l’article : La Compta Simplifiée Episode 3 – Collecte des flux
Comment la Compta Simplifiée a modifié la façon de travailler de vos collaborateurs ?
HLP Audit : Les travaux des datas contrôleurs permettent aux collaborateurs d’aujourd’hui de se mettre directement sur un dossier pour attaquer la révision. On a mis en place une périodicité sur chacun des clients pour savoir quand est-ce que le data contrôleur doit intervenir sur ce dossier. Il va en continu paramétrer les dossiers des clients. L’objectif, c’est que le robot travaille pour nous et donc automatise au maximum nos dossiers.
Ameco : La Compta Simplifiée nous a permis de changer les habitudes. Comme on l’évoquait, on a plus de saisie. C’est vraiment de se dire, on va axer sur l’éducation et la formation du client et le paramétrage du dossier. On passe beaucoup plus de temps, au départ à éduquer le client, à lui faire prendre de bonnes habitudes. Mais derrière, c’est un gain de temps énorme. C’est 100 % de satisfaction clients et 100 % de satisfaction collaborateurs.
C’est 100 % de satisfaction clients et 100 % de satisfaction collaborateurs.
Aujourd’hui, avec Compta Simplifiée, je suis moins dépendante du client puisqu’il alimente au fur et à mesure avec ses factures. Je peux m’organiser comme je le souhaite.
Comment se passe la reconstitution des engagements pendant la période de bilan ?
Ameco : On est en compta de tréso sur Compta Simplifiée donc il faut reconstituer les engagements. On est souvent sur des petits dossiers. Les engagements, on les a dans la console factures où on va voir ceux qui sont éventuellement en attente de règlement au 31 décembre. Et puis, finalement, ça concerne les quelques factures qu’on va avoir dans le dénouement en temps réel dans MEG généralement sur le mois qui suit la clôture.
HLP Audit : En un seul clic, on retrouve l’ensemble des factures non payées qui sont dans la bannette achats. On va les transférer dans notre logiciel de production pour reconstituer notre comptabilité d’engagement, donc reconstituer notre cut-off.
Une nouvelle organisation mise en place avec les clients
Comment vos clients sont impliqués dans la catégorisation des écritures ?
HLP Audit : Pour les affectations bancaires, la plupart du temps, on fait venir le client au sein du cabinet et on travaille sur son dossier. On descend l’ensemble des relevés bancaires avec lui. On met en avant les mots-clés et on détermine avec lui les affectations bancaires.
On se base vraiment sur le secteur d’activité du client et on va reparamétrer le nom des comptes comptables, suivant ce qui va être le plus parlant pour le client. On va parler d’achat de fleurs pour un fleuriste. On ne va pas lui parler d’achat de marchandises.
Ameco : Ce qui est bien, c’est que les flux vont être catégorisés automatiquement. On ne va pas demander au client d’avoir une approche comptable. Pour lui, il ne voit aucun compte. C’est-à-dire que lui ne fait que valider des lignes. Derrière, cela lui permet d’avoir ses tableaux de bord en temps réel.
Quelles sont les bonnes pratiques que vous avez mises en place pour faciliter l’utilisation de Compta Simplifiée ?
HLP Audit : Grâce à la mise en place d’un pôle de datas contrôleurs chez HLP Audit, nous mettons en place des mails de bonnes pratiques, bons usages de l’outil Mon Expert en Gestion.
Avec les clients, on fait un retour sur leurs premiers mois d’utilisation souvent en leur précisant s’ils utilisent bien ou non l’outil. On va leur redire de faire attention à bien affecter ce genre de dépenses dans tel compte. On fait vraiment un retour au client suivant son utilisation et au moins une fois par mois.
Ameco : Alors nous les premiers mois, c’est nous qui effectuons les paramétrages pour que ce soit fluide ensuite. Ensuite, on conseille bien nos clients d’alimenter, petit à petit, l’espace factures pour que le logiciel rattache au fur et à mesure les factures avec les écritures bancaires.
On a mis en place une méthode cabinet où pour chaque création d’entreprise, on impose quelque part à nos clients. Dans le package, on inclut la formation sur Compta Simplifiée et le paramétrage. Ce qui fait que le temps passé que l’on va consacrer au départ va être un gain de temps de productivité derrière. C’est un confort pour le collaborateur et pour le client qui du coup est sûr d’avoir son outil de gestion en temps réel.
>> Découvrez l’épisode sur le pilotage